L’Hôpital Saint Jean du groupe Union Mutualiste d’Initiative Santé (UMIS) est un établissement de santé privé d’intérêt collectif, spécialisé en soins de suites et de réadaptation (prise en charge orthopédique/traumatologie, neurologie…), avec 58 lits en hospitalisation complète et 42 places en hospitalisation partielle, situé dans la ville de GENNEVILLIERS, près de Paris et accessible par la ligne 13 et le RER C.

L’hôpital recrute un(e) assistant(e) administratif(ve), en CDI et à temps plein. Ce(tte) dernier(ère) assiste la Direction et le directeur adjoint sur les tâches administratives courantes. Véritable support polyvalent de la direction, l’assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative adaptée en fonction des projets confiés, dans un contexte de dématérialisation.

CONTEXTE

L’hôpital, après une période de restructuration globale (travaux de rénovation, virage ambulatoire, déploiement de l’activité de neurologie, nouvelle organisation du temps de travail), a optimisé son organisation interne et connait aujourd’hui une croissance pérenne. L’équipe de direction recherche, dans ce contexte, un/une assistant(e) administratif(ve), qui soit moteur dans la continuité de ce développement grâce à son appui aux différents services de la direction.  

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Assurer le support administratif de la direction : gestion de l’agenda, organisation de réunions, rédaction de courriers…
• Assurer le support administratif RH : aide au recrutement, DPAE, contrats de travail, visites médicales, vie du salarié, saisies des plannings et suivi sur OCTIME, DPEC OPCO, tableaux de bord et rapports d’analyse…
• Traiter et suivre les dossiers de la direction, en lien avec les différents services de l’établissement
• Préparer les supports de réunions, rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi
• Gérer la communication interne/externe de la direction (notes, rapports, courriers, documents institutionnels type livret d’accueil, calendrier d’astreinte…)
• Organiser les déplacements et événements institutionnels
• Assurer le lien entre la direction et les différents services médicaux, administratifs et partenaires externes
• Réaliser le classement et l’archivage des documents confidentiels papier et de manière dématérialisée sur le dossier partagé Direction
• Etre l’interface avec les tutelles (ARS, inspection du travail, de la pharmacie…).
• Contribuer à des projets transversaux (certification HAS, commission menus, etc.).
• Assurer le suivi administratif de certaines instances hospitalières (CME, CSE, CLIN, etc.).

EXPERIENCE / COMPETENCES

• Formation de niveau Bac +2 (BTS) Support à l’Action Managériale (SAM) / RH
• Expérience sur le poste de 5 ans requise
• Connaissance de la CCN 51 FEHAP appréciée
• Expérience en milieu hospitalier appréciée
• Maitrise des outils RH de gestion de plannings et prépaies (OCTIME, ALFA GRH)
• Maîtrise souhaitée des outils de bureautique (pack office)

Salaire : Entre 2500 et 3000 € brut mensuel